Los repartos del día, en diez minutos.

El negocio

Adoptamiu vende comida y productos para gatos, y casi todo sale de la tienda como un reparto. En un día normal son de 20 a 40 pedidos, llevados en una mezcla de bicicletas y autos. A los repartidores se les paga por kilómetro, así que cada kilómetro de más en una ruta es plata que gasta la tienda.

Armar esas rutas era una tarea diaria, y todo era manual. Abrir cada pedido y copiar los datos del cliente. Buscar la dirección y comprobar que fuera la correcta. Ordenar las paradas de una forma que pareciera lógica. Después cargar los vehículos y descubrir que una bicicleta llevaba más de lo que aguanta.

Las direcciones eran lo más lento. En Perú las direcciones son poco uniformes, y solo en Lima hay al menos cuatro calles con el mismo nombre, así que no se podía confiar un reparto al primer resultado del mapa. Había que revisar cada una, y volver a revisarla la próxima vez que el mismo cliente pedía.

Funcionaba, pero costaba unos 45 minutos al día. Las rutas se ordenaban a ojo y no por distancia, así que la cuenta por kilómetro era más alta de lo necesario, y los problemas de peso aparecían a último momento, cuando había que rehacer las rutas.

Paso	Cómo se hacía	Lo que costaba
Pedidos	Se abrían uno por uno y se copiaban los datos	Tiempo, en cada pedido, todos los días
Direcciones	Se buscaban y revisaban en el mapa cada vez	Paradas equivocadas donde se repiten las calles
Ruta	Paradas ordenadas a ojo	Kilómetros de más, pagados por kilómetro
Carga	El peso se descubría a último momento	Rutas rehechas a último momento

Lo que construimos

Una pequeña aplicación web que planifica los repartos del día a partir de los pedidos de la propia tienda y le entrega a cada repartidor una ruta lista para salir. El equipo elige los pedidos y los vehículos disponibles; la aplicación hace el resto y les deja a ellos la última palabra. Cuatro piezas, en el orden en que hicieron falta.

Parte de

• BsalePedidos, clientes, pesos
• La libreta de direccionesPines revisados una vez
• Los vehículos del díaBicicletas y autos

El planificador de rutasMenos vehículosLímites de pesoCosto por kilómetro

Lo que recibe cada repartidor

• Una ruta por vehículo
• Un enlace de Google Maps
• Un mensaje de WhatsApp

01Una libreta de direcciones, revisada una vez

Los clientes y sus pedidos ya estaban en Bsale, el sistema de ventas de la tienda. Un proceso en segundo plano trae a todos los clientes a una hoja de Google que funciona como libreta de direcciones, y la mantiene al día sin pisar una dirección que alguien ya confirmó.

Cada dirección nueva se ubica en el mapa automáticamente, pero queda marcada como no verificada. La primera vez que se elige a un cliente para un reparto, el equipo ve el pin, lo confirma o lo arrastra a la puerta correcta, y guarda. Desde ahí la dirección se reutiliza tal cual. Ya pasaron por ahí unas 4.000 direcciones, y revisar una ahora es raro.

Una hoja de Google, a propósito. El equipo puede abrirla y leer una dirección para cualquier otra tarea sin pedírsela a nadie.

02Rutas que respetan la carga

El equipo selecciona los pedidos del día e indica qué vehículos salen: dos bicicletas y un auto, o solo bicicletas. Por defecto el planificador usa la menor cantidad de vehículos que cubre todas las paradas dentro del horario de reparto, porque una ruta en auto que nadie necesitaba es un costo.

El peso es parte del plan, no un control al final. Los pesos de los pedidos vienen directo de Bsale; una bicicleta lleva unos 25 kg y un auto unos 300. Google Maps acepta como máximo diez paradas por ruta, así que una ruta más larga se divide en una parte uno y una parte dos sin que nadie tenga que contar.

03Una persona tiene la última palabra

Cada ruta se muestra antes de salir: las paradas en orden, los kilómetros totales, el costo estimado y los límites que se están aplicando. Nada queda escondido detrás del plan.

Luego el equipo ajusta lo que solo ellos saben. Tres rutas en bicicleta de 24, 24 y 5 kg pueden pasar a ser dos de 26,5 kg cada una, porque en la práctica las bicicletas aguantan un poco más de 25, y se paga una ruta menos. Una parada con productos refrigerados o un cliente prioritario pasa al frente.

04Un clic y a la calle

Cuando la ruta está bien, un clic genera dos cosas: un enlace de Google Maps con todas las paradas en orden, y un mensaje de WhatsApp con el nombre, el teléfono, la dirección y el distrito de cada cliente, listo para pegarle al repartidor.

Ya nadie escribe una dirección a mano. El repartidor abre el enlace y sale, y tiene los datos del cliente en el mismo chat.

El planificador propone y una persona decide. Los límites son un punto de partida; el equipo conoce las bicicletas y a los clientes.

Lo que cambió

Armar las rutas del día pasó de unos 45 minutos a unos diez, y esos diez minutos incluyen la revisión. Ese tiempo vuelve al equipo cada día hábil.

Las rutas son mejores, no solo más rápidas. Se planifican por distancia, así que la cuenta por kilómetro sigue la geografía real y no una corazonada, y el peso queda resuelto antes de que alguien cargue una bicicleta. Las direcciones se revisan una vez y después se confía en ellas, y los repartidores salen con todo lo que necesitan en un solo mensaje.